イメージ通りの帳票が出力されるか等の操作性で選ぶ

従業員数が多いほど操作性が重要

人材管理システムの選定基準として特に従業員数が多い企業では重視した方が良いのが操作性です。人材管理システムを導入する目的として確実性が高くて誤りがない管理体制を整えることだけでなく、人材管理に関わる業務効率を上げることも挙げている場合が多いでしょう。担当者の負担を軽減して残業を減らすことや、人材を減らして運用できるようにすることを目指している場合もあります。その際にシステムの操作性が高いかどうかは効果の高さに直結する部分なので考慮が必須なのは明らかでしょう。

従業員数があまりいない場合にはそもそも業務量があまり多くないので操作性がある程度悪くても我慢して作業をすることが可能かもしれません。しかし、従業員数が多くなると一人一人丁寧に作業をしていたのでは日が暮れてしまうことになります。まとめて操作をしたり、対象となる人だけを簡単に抽出できたりする気が利いた機能が付与されているシステムを選ぶのが合理的です。従業員をいろいろなパラメーターで分類することができるようになっていると柔軟に作業をすることができます。その設定操作のしやすさも考慮し、現場ですぐに運用できるシステムを選定するようにしましょう。

イメージに合うことも重要

人材管理システムには人材の採用や異動、教育などに加え、スケジュール管理なども行える多機能なものが多くなっています。ただ、担当者の実務上とても重要になるのが帳票などの書類を作成する助けになることで、自動作成機能があると役に立つでしょう。基本的なテンプレートを入れてしまえばワンクリックで帳票を出力したり、PDFにして保存できたりすると現場から喜ばれるのは確かです。ただ、どんな書類が出てくるかが想像できないようなシステムではあまり役に立ちません。使用者が持っているイメージに合っている書類を作成できることも重要になります。

テンプレートの書き換えなどの操作を簡便にマウスだけで行えるようになっているのが理想的です。ユーザーインターフェースを重視していて、画面に表示されているのと全く同じものがプリントアウトできるのが良いでしょう。目に見えているものと自分のイメージしているものが合っているかを判断すれば良いだけになるので無駄な手間がかからないからです。印刷するとここが歪むから微修正が必要だなどと考えて試行錯誤をしていると無駄に時間が過ぎていくだけになってしまい、システムを入れるメリットが半減してしまいます。